Exempel på talsvar: färdiga manus och menyval

Välkomsthälsning

Det första kunden hör. Bekräfta att de ringt rätt och gå snabbt vidare.

Välkommen till [Företag]. Välj bland alternativen som följer, eller dröj kvar så kopplar vi er vidare.

Kömeddelande

Spelas medan kunden väntar. Säg att de står i kö och ge en snabbare väg om det finns.

Tack för att ni väntar. Alla våra medarbetare är upptagna just nu, men ni står i kö och vi svarar så snart vi kan. Många frågor kan ni också få svar på via [webbplats].

Öppettider och stängt

När någon ringer utanför öppettid. Ange tiderna så att kunden vet när det är lönt att ringa igen.

Välkommen till [Företag]. Vi har stängt just nu. Våra öppettider är vardagar klockan 8 till 17. Ni når oss också via [e-post].

Tillfälligt meddelande

Vid driftstörning, helgdag eller annat som många ringer om. Lägg det före menyn och ta bort det när det är över.

Just nu har vi en störning som påverkar [tjänst]. Vi arbetar med att lösa den och uppdaterar [webbplats] löpande. Gäller ert samtal något annat, dröj kvar.

Telefonsvarare

När ingen kan svara. Be om namn, nummer och ärende, och säg när ni hör av er.

Tack för att ni ringer [Företag]. Vi kan tyvärr inte svara just nu. Lämna namn, nummer och ärende efter tonen, så ringer vi upp så snart vi kan.

E-handel

Tre frågetyper dominerar: orderstatus, retur, och allt övrigt. En kort meny med tydliga val flyttar trycket bort från kundtjänsten.

Välkomstmeddelande

Välkommen till [Företag]. För frågor om er beställning eller leverans, tryck 1. För returer och reklamationer, tryck 2. För övriga frågor, dröj kvar så kopplar vi vidare.

Menystruktur

• 1. Beställning och leverans
• 2. Retur och reklamation
• 0. Övriga frågor

Språk

Svenska och engelska räcker oftast. Större aktörer lägger till norska, danska och finska om de säljer i hela Norden.

Vård och hälsa

Säkerhet först, sen tidsbokning, sen rådgivning. Akut-meddelandet ska komma direkt så att rätt patient inte fastnar i menyn.

Välkomstmeddelande

Välkommen till [Klinik]. Vid livshotande tillstånd, lägg på och ring 112. För tidsbokning, tryck 1. För sjukvårdsrådgivning, tryck 2. För övriga frågor, dröj kvar.

Menystruktur

• 1. Boka, omboka eller avboka tid
• 2. Rådgivning av sjuksköterska
• 3. Provsvar
• 0. Övriga frågor

Språk

Svenska och engelska som grund. Många vårdgivare lägger till arabiska, persiska, somaliska och tigrinja för att nå hela patientgruppen.

Bank och finans

Förtroende sätts på första sekunden. Inspelningsavisering, tydliga avgränsningar mellan privat och företag, och en lugn röst med rätt tempo.

Välkomstmeddelande

Välkommen till [Bank]. För er säkerhet kan samtalet spelas in. För privatkundsärenden, tryck 1. För företagsärenden, tryck 2. För spärr av kort, tryck 9.

Menystruktur

• 1. Privatkund
• 2. Företagskund
• 9. Spärra kort eller misstänkt bedrägeri

Språk

Svenska och engelska för bredd. Banker med konsumentlån eller invandrartung kundbas adderar ofta arabiska, persiska och polska.

Fastighetsbolag och bostadsförening

Felanmälan ska gå snabbt. Hyresfrågor är tunga men inte akuta. Övrigt är allt mellan visningar och nycklar.

Välkomstmeddelande

Välkommen till [Bostadsbolag]. För felanmälan, tryck 1. För frågor om hyra och avgifter, tryck 2. För visning eller in- och utflyttning, tryck 3. För övriga frågor, dröj kvar.

Menystruktur

• 1. Felanmälan
• 2. Hyra och avgifter
• 3. Visning, in- och utflyttning
• 0. Övriga frågor

Språk

Svenska och engelska som standard. Allmännyttan kompletterar nästan alltid med arabiska, somaliska och tigrinja eller turkiska beroende på område.

Restaurang och hotell

Bordsbokningen är högsta värdet på samtalet. Hela menyn ska bort eller minimeras, kunden vill prata om sin reservation.

Välkomstmeddelande

Tack för att ni ringer [Restaurang]. För bordsbokning, tryck 1. För frågor om en befintlig bokning, tryck 2. För övriga frågor, dröj kvar.

Menystruktur

• 1. Boka bord
• 2. Frågor om befintlig bokning
• 0. Övriga frågor

Språk

Svenska och engelska räcker för de allra flesta. Hotell i storstäderna lägger till tyska och franska för internationella gäster.